La North Carolina State University rend l'enseignement et l'apprentissage plus collaboratifs et créatifs

Problématique

La North Carolina State University utilisait d'anciens systèmes de messagerie, Cyrus IMAP et GroupWise, qui ne répondaient pas aux besoins des étudiants et membres du personnel. Les étudiants étaient limités au niveau des e-mails en raison du faible quota de stockage, et les enseignants rencontraient des problèmes de planification, car ils utilisaient différentes applications d'agenda. "Il n'était pas facile de planifier une réunion avec quelqu'un qui n'utilisait pas le même agenda. Il fallait l'appeler, puis échanger plusieurs e-mails afin de connaître les disponibilités de chacun", explique Stan North Martin, directeur adjoint de la promotion, de la communication et du conseil, du bureau des technologies de l'information de l'université.

Les étudiants et le personnel se heurtaient également à des obstacles lorsqu'ils essayaient de collaborer. Par exemple, les administrateurs avaient du mal à prendre et à partager des notes de façon efficace lors des réunions du personnel. "Avec Microsoft Word, on ne savait jamais si la version qu'on utilisait était la dernière ou non. Le processus n'était pas pratique."

"Ce qui a surtout transformé le campus, c'est lorsqu'on a mis tout le monde sur une plate-forme unique, avec la même messagerie et la même application d'agenda."

Stan North Martin, directeur adjoint de la promotion, de la communication et du conseil, bureau des technologies de l'information, NC State University

Solution

En raison des frustrations liées à l'espace de messagerie et à l'agenda, ainsi que des capacités de collaboration limitées, le directeur des services d'information a demandé à une équipe d'étudier les options hébergées pour les étudiants, notamment G Suite, Microsoft Live et Zimbra. Ils ont analysé les coûts et les avantages, puis créé des groupes d'étude afin d'affiner leur choix. Après avoir fait des essais, assisté à des démonstrations des différents outils et reçu les commentaires des étudiants, l'université a choisi Google. La capacité d'intégration à un large panel d'options logicielles et matérielles a joué un rôle important dans la décision de l'université. "À cette époque, la solution Microsoft ne fonctionnait réellement qu'avec Internet Explorer", explique Sarah Noell, responsable de l'équipe des services Google et directrice adjointe du bureau des technologies de l'information. "Il y a de plus en plus d'ordinateurs Mac sur le campus.

Pour les étudiants, dont beaucoup utilisaient déjà Google, le choix était évident." Pendant ce temps, le directeur des services d'information a demandé à un autre groupe de recherche du campus d'évaluer l'utilité de G Suite pour les enseignants et le personnel. Ces derniers souhaitaient avant tout une solution qui nécessite un minimum de changements au niveau des processus. Passer d'une solution sur site à une solution hébergée dans le cloud implique un certain nombre de modifications, mais l'attrait du changement a été plus fort. La plupart des enseignants sont volontiers passés à Google après avoir vu les étudiants l'utiliser de façon si satisfaisante. Sarah Noell raconte que certains membres du personnel, au départ sceptiques, ont vu leurs craintes se dissiper lorsqu'ils ont commencé à utiliser G Suite. À présent, l'équipe de Sarah Noell gère 180 000 comptes Google, dont environ 75 000 sont actifs. Les diplômés de l'université peuvent garder leurs comptes indéfiniment, et beaucoup d'entre eux ont des comptes inactifs.

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