À l'université UNC Greensboro, étudiants et personnel collaborent et gèrent des groupes en ligne

Le personnel et les étudiants de la University of North Carolina à Greensboro utilisent depuis longtemps les solutions Google et G Suite pour leurs besoins d'apprentissage et de communication, tirant parti des nouveaux outils et des nouvelles fonctionnalités dès leur lancement. Le service informatique de l'établissement encourage l'adoption des outils G Suite sur le campus afin de faciliter la collaboration.

Pour Nick Young, responsable informatique de la University of North Carolina à Greensboro (UNCG), les technologies ne peuvent fonctionner sur un campus qu'à deux conditions : tout d'abord, les étudiants et le personnel doivent pouvoir utiliser les outils qu'ils apprécient et non ceux qui leur sont imposés par le service informatique. Ensuite, ils doivent pouvoir les gérer essentiellement par eux-mêmes, avec une assistance réduite au minimum. L'université a commencé à utiliser les solutions Google en 2005 avec Gmail, et c'est leur facilité d'utilisation et leur adoption naturelle qui ont convaincu les 20 000 étudiants et les 3 500 membres du personnel d'utiliser G Suite pour l'éducation.

"Nous nous efforçons d'être à l'écoute de nos étudiants et de notre personnel, nous ne voulons rien imposer", déclare Nick Young. "Nous mettons des applications à leur disposition et restons ouverts quant à leur utilisation. C'est ainsi que nous favorisons leur adoption."

Après avoir découvert l'utilité de Gmail et des autres outils de G Suite, tels que Google Docs, les étudiants et le personnel ont également adopté les nouvelles fonctionnalités qui sont venues progressivement étoffer la solution au cours des 10 dernières années, comme Hangouts et Google Groupes. "Grâce à ces nouveaux outils et à ces nouvelles fonctionnalités", indique Nick Young, "le campus a découvert les bienfaits de la collaboration et du partage d'informations."

"Google Groupes joue désormais un rôle majeur dans nos plans de communication sur le campus."

Nick Young, responsable informatique, Université de Caroline du Nord à Greensboro

Des outils de collaboration et de stockage en libre-service

"Notre équipe informatique compte assez peu de développeurs", explique Nick Young. L'université elle-même comporte un personnel administratif relativement restreint comparé à sa taille. Nick Young est toujours à l'affût de nouvelles méthodes pour aider, via G Suite, les étudiants et le personnel à optimiser leur temps et à travailler ensemble plus efficacement, sans pour autant alourdir la charge de travail du service informatique. "Nous cherchons à trouver des améliorations durables, avec le meilleur rapport qualité-prix possible." Cela suppose des outils en libre-service qu'étudiants et personnel peuvent utiliser par eux-mêmes.

Par exemple, Nick Young a suggéré aux associations étudiantes et aux responsables de résidences universitaires de partager des messages via Google Groupes plutôt que via des outils d'envoi d'e-mails en masse. La gestion manuelle des listes de diffusion rendait, en effet, les tâches d'ajout et de suppression de membres difficiles. Les e-mails, noyés dans la masse, passaient souvent inaperçus. Par le biais de groupes Google spécifiques, le personnel des résidences et les étudiants créèrent des communautés en ligne qui donnaient libre cours à la parole. Les membres ont accès à la plate-forme en ligne de leur groupe et peuvent voir le déroulement des discussions, ou encore vérifier les avis importants publiés par les responsables de groupe, sans avoir à attendre les e-mails.

"Google Groupes nous a aidés à réduire l'infrastructure associée aux listes de diffusion, comme la maintenance des serveurs et les sauvegardes logicielles", déclare Nick Young. Les responsables de groupe ajoutent et suppriment facilement des membres, et utilisent les fonctionnalités telles que les forums de questions-réponses pour poser des questions et y répondre. "Google Groupes joue désormais un rôle majeur dans nos plans de communication sur le campus. Nous sommes actuellement en train de créer d'autres groupes pour nos anciens étudiants."

Les Drive d'équipe éliminent le casse-tête lié à la propriété des documents

Nick Young aide les départements de l'université à tirer parti des fonctionnalités Google Vault pour conserver les e-mails et les transférer dès qu'un employé quitte l'établissement. "Nous gérons ainsi bien mieux le départ d'un collaborateur", indique-t-il.

Nick Young encourage également le personnel et les étudiants à utiliser les Drive d'équipe de Google pour partager et stocker leurs documents. Les fichiers y étant gérés par un groupe et non par un individu, ils restent accessibles à tous les utilisateurs même si un membre quitte le groupe.

"Avec les Drive d'équipe, la propriété des documents n'est plus un casse-tête", indique Nick Young. "À l'instar de Google Drive et d'autres outils G Suite, les responsables de Drive d'équipe peuvent gérer les autorisations et les adhésions sans l'aide du service informatique."

La collaboration entre campus

G Suite étant largement utilisé au sein du réseau de campus de la University of North Carolina, les administrateurs tels que Nick Young peuvent facilement échanger des idées sur la manière d'améliorer les processus. Par exemple, un Hangout réservé aux administrateurs du réseau UNC se tient chaque mois dans Google Hangouts afin d'aborder de nouvelles manières d'exploiter G Suite.

"Il est rare qu'une difficulté ne puisse être résolue par d'autres administrateurs", déclare Nick Young. "Le fait que nous utilisions tous la solution Google nous permet d'interagir sur la même plate-forme. Et les Hangouts sont d'une aide précieuse pour résoudre les problèmes."

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